Chức năng này giúp người dùng phòng mua hàng thực hiện trả hàng cho NCC, quản lý được các đơn trả hàng theo đơn hoặc không theo đơn.

Trả hàng theo đơn

Để thực hiện trả hàng theo đơn, người dùng thực hiện các bước sau:

• Bước 1 : Người dùng vào menu: Mua hàng >> Đơn hàng >> Đơn mua hàng, người dùng chọn những đơn hàng ở trạng thái Đơn mua hàng và có phiếu nhập kho ở trạng thái Hoàn thành.

• Bước 2: Tại phiếu nhập kho, người dùng bấm TRẢ HÀNG >> hệ thống hiển thị màn hình thông tin sản phẩm trong phiếu nhập kho.

+ Người dùng nhập số lượng trả vào cột số lượng. Với những sản phẩm không có nhu cầu trả, người dùng bấm vào biểu tượng thùng rác để xoá khỏi phiếu trả hàng.

+ Tích vào cột Cập nhật số lượng trên SO/PO nếu muốn cập nhật lại số lượng đã nhận trên đơn sau khi hoàn thành trả hàng, ngược lại nếu không muốn cập nhật thì người dùng bỏ tích.

+ Địa điểm hàng trả lại: hệ thống tự động điền địa chỉ trả hàng cho phiếu trả hàng là địa điểm nhà cung cấp.

• Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng bấm TRẢ HÀNG để xác nhận số lượng cần trả lại. Trường hợp không xác nhận thông tin sản phẩm cần trả, người dùng bấm HỦY.

• Bước 4: Hệ thống tạo 1 phiếu xuất kho, thông tin của trường Tài liệu gốc là thông tin của phiếu nhập kho.

+ Người dùng bấm SỬA và thực hiện nhập số lượng hoàn thành. Đối với các sản phẩm được quản truy vết theo lô/lot, người dùng cần nhập thêm số lô/lot tương ứng của sản phẩm.

+ Bấm nút XÁC NHẬN để xác nhận xuất hàng và chuyển trạng thái phiếu xuất kho sang Hoàn thành . Lúc này hệ thống gắn phiếu xuất kho và đơn hàng và cập nhật lại số lượng nhận trong đơn mua tương ứng nếu trước đó người dùng tích vào “Cập nhật số lượng trên SO/PO”.

Lưu ý: Hình thức trả hàng theo đơn sẽ không làm thay đổi công nợ với NCC, vì vậy sau khi trả hành thành công, để giảm công nợ với NCC, người dùng cần thực hiện tạo các hóa đơn âm tương ứng.